Техническое описание на модуль

«Экспорт документов в программу «1С»

1.    Назначение модуля

2.    Технические характеристики

2.1   Общие сведения

2.2   Начало работы

2.3   Порядок настройки

3.    Работа с модулем

3.1   Настройка справочников

3.2   Экспорт документов в «1С»

3.3   Импорт оплат в ТК

4.    Дополнительные настройки

5.    Техническое сопровождение и обслуживание

 

 

1.      Назначение модуля

Модуль «Экспорт документов в 1С» (далее М1С) предназначен для:

Передачи приходных, расходных и внутренних накладных из программы «Техник-Коммерсант» в бухгалтерскую программу «1С».

Передачи  данных об оплатах из бухгалтерской программы «1С» в программу «Техник-Коммерсант»

 

2.      Технические характеристики

2.1  Общие сведения

М1С рассчитан на работу совместно с программой "Техник-Коммерсант" (далее по тексту - ТК) версий 3.9х и старше при наличии модуля «Перенос данных».

Модуль работает под ОС Win95 и старше.

Наименование модуля – Export1C.exe.

 

2.2  Начало работы

Перед началом работы модуля Вам будет предложено выбрать режим его запуска.

В обычном режиме модуль при запуске автоматически устанавливает связь с программой 1С и начинает чтение данных из необходимых справочников. При этом на момент запуска модуля в его настройках уже должны быть указаны имена полей для связи ТК и 1С (табл.3.1.).

Если у Вас на момент запуска модуля не установлено соответствие между именами полей связи ТК и 1С, Вы должны отказаться от автоматического установления соединения (рис.2.2.1).

 

 

Рис. 2.21 Подключение к 1С.

После того как Вы введёте нужные имена полей справочников 1С (в соответствии с п.3.1.), нажмите кнопку «Установить связь с 1С» для начала соединения.

Если Вы не откажетесь от автоматического установления соединения, модуль выдаст сообщение об ошибке и связь с соответствующими справочниками установлена не будет. В этом случае после ввода нужных имён полей справочников 1С, Вам необходимо будет считывать данные из этих справочников 1С самостоятельно вручную (см. раздел «Настройка передачи данных» в п.3.1).

При первом запуске модуль считает, что имена полей для связи во всех справочниках называются «Код_ТК».

Вы можете отказаться от вывода этого окна и установить постоянный режим запуска модуля: с или без установления связи с 1С.

 

2.3  Порядок настройки

В модуле «Перенос данных» введите наименование программы-конвертера: Export1C.app.

При первом запуске М1С укажите:

директорию, где находится информационная база 1С, в которую Вы собираетесь передавать документы

   тип OLE-сервера, в качестве которого Ваша версия программы «1С» запускается внешними приложениями (см. главу 40 из справочника к 1С «Описание встроенного языка»).

 

 

Рис. 2.31  Настройка связи с 1С.

Затем нажмите кнопку «Установить связь с 1С».

В дальнейшем при запуске М1С связь с указанной информационной базой 1С и выбор из каталога документов для передачи будет происходить автоматически.

Если Вы хотите передавать документы из других каталогов или в другие информационные базы 1С, то нажмите кнопку «Разорвать связь с 1С», установите новые параметры для связи и заново установите связь с 1С.

 

3.      Работа с модулем

3.1  Настройка справочников

Изменения в конфигурации 1С

Для реализации передачи документов в «1С» необходимо предварительно установить соответствие между справочниками «1С» и ТК. Для этого в информационной базе 1С в справочники введите дополнительное поле, где будет храниться код, соответствующий коду записи в ТК (табл. 3.1) и укажите его наименование в графе «Поле связи с ТК» (рис.3.1.1).

 

Табл.3.1

Наименование таблицы 1С

Тип поля

Длина

Фирмы

Numeric

1

Валюты

Numeric

2

МестаХранения

Numeric

3

Номенклатура

Numeric

5

Контрагенты

Numeric

5

Единицы Измерений

Character

8

 

 

Укажите наименование введённого поля в М1С в графе «Поле связи с ТК» (рис.3.1.1). Укажите длину поля кода записи справочника 1С в графе «Дл. кода» и наименование самого справочника в графе «Справочник в 1С» (если Вы изменяли их в Вашей конфигурации 1С).

 

 

Рис. 3.11 Настройка справочников.

Данные изменения необходимо провести только для справочников, данные из которых будут присутствовать в Ваших документах 1С. Например, если в документах 1С нет понятия фирмы или валюты, то и изменения в этих справочниках делать не надо. Если в Вашей конфигурации вообще отсутствуют некоторые из указанных выше справочников, снимите признак установления связи с этими справочниками («галочка» в последнем столбце). В противном случае, если программа не обнаружит в 1С справочника с указанным именем, будет выдано сообщение об ошибке. Доступ к этому столбцу возможен только в состоянии, когда соединение с 1С не установлено.

 

Настройки для передачи записи справочника

Кроме наименования и кода, для некоторых справочников Вы можете перенести в 1С и другие атрибуты записи из ТК или заполнить поля значениями данных из других справочников, перечислений, констант 1С. Для таких справочников будет доступна кнопка «Настройка». При нажатии на неё появится список полей справочника, которые можно перенести из ТК. При этом сама кнопка изменит название на «К списку» и при повторном нажатии на неё Вы вернётесь к списку справочников.

На рис.3.1.2 представлена настройка переноса данных записей справочника «Номенклатура», на рис.3.1.3 – справочника «Контрагенты».

 

Рис. 3.12 Настройка переноса справочника «Номенклатура».

 

 

Рис. 3.13 Настройка переноса справочника «Контрагенты».

 

 

1. В столбце «Поле в 1С» перечислены наименования полей справочника 1С, которые возможно заполнить данными. Если в Вашей конфигурации имена полей изменены, укажите их новые имена в данном столбце.

2. В столбце «Тип данных» указан тип источника данных для заполнения поля записи.

2.1. В первой строке списка указано наименование справочника ТК, соответствующего выбранному справочнику 1С. В этом  случае поле в справочнике 1С заполняется одним из полей справочника ТК.

2.2. «Другой справочник» - поле заполняется данными из другого справочника 1С.

для «СтавкиНДС» - по значению ставки НДС

для «СтавкиНП» - по значению ставки НП

2.3. «Перечисление» - поле заполняется значением первого элемента перечисления 1С.

2.4. «Константа» - поле заполняется значением константы 1С.

3. В столбце «Наименование в 1С/ТК» выбирается источник данных для заполнения поля в справочнике 1С.

3.1. При выборе справочника ТК – поле из справочника ТК (рис.3.1.3)

3.2. При выборе другого справочника 1С – справочник 1С.

3.3. При выборе перечисления – наименование перечисления вводится в поле вручную.

3.4. При выборе константы – наименование константы вводится в поле вручную.

4. В последнем столбце Вы можете поставить признак, заполнять ли данное поле при переносе данных.

 

Настройка передачи данных

Если при запуске программы по каким-либо причинам не были считаны данные из справочника 1С, выберите необходимый справочник и нажмите кнопку «Выбрать из 1С».

Если у Вас уже существуют справочники в «1С», то в списке «Записи в 1С не связанные с ТК» появятся записи, которым не поставлена в соответствие запись из ТК (рис.3.1.1). Выберите в раскрывающемся списке «Поле для связи» запись справочника ТК, которая соответствует записи в «1С». Возможно, в справочниках «1С» находятся записи, которые не используются в ТК, поэтому заполнять список «Записи в 1С не связанные с ТК» полностью не обязательно.

В программе «1С» Вы можете создавать в справочниках группы произвольной вложенности, поэтому для записей ТК, которые ещё не связаны с записями «1С», необходимо указать группу, куда они должны быть добавлены (в списке «Записи ТК, отсутствующие в 1С» - рис.3.1.1).

Если Вы поставили в соответствие записи справочников в списке «Записи в 1С не связанные с ТК», то можете уже не указывать группы для этих записей ТК в списке «Записи ТК, отсутствующие в 1С».

Вы можете отсортировать список товаров по алфавиту в возрастающем или убывающем порядке. Для этого необходимо последовательно щёлкать мышкой по заголовку столбца. При этом в заголовке появится стрелка (рис.3.1.1). При наличии сортировки, Вы можете осуществлять поиск товара, набирая начальные буквы его наименования в поле «Поиск».

После того, как Вы установили соответствие между записями справочников, нажмите кнопку «Записать в 1С».

Внимание. Для оптимизации переноса справочника товаров, если Вы хотите сохранить в «1С» ту же привязку товаров к группам, как и в ТК, рекомендуется придерживаться следующего порядка действий:

1.       Записать справочник «Группы товаров» в «1С».

2.       Заново выбрать справочник «Товары» из «1С» (нажать на кнопку «Выбрать из 1С»). При этом графа «Группа в 1С» для товаров в списке «Записи ТК, отсутствующие в 1С» будет заполнена (рис. 3.1.4).

3.       Записать справочник «Товары» в «1С».

 

Рис. 3.14 Оптимизация переноса справочника товаров.

 

Если Вы желаете обновить данные ранее связанных записей 1С и ТК сведениями из ТК, нажмите кнопку «Обновить в 1С».

Если Вы желаете отменить связь между всеми записями справочника в 1С, нажмите кнопку «Удалить связи» (рис.3.1.1). В этом случае будет очищено введённое Вами поле для хранения кода записи ТК.

 

3.2  Экспорт документов в «1С»

Изменения в конфигурации 1С

Принципы хранения документов в «1С» и ТК различаются. В ТК приходные и расходные документы располагаются каждые в своём файле (независимо от типа приходного/расходного документа). В «1С» накладные на внутренние перемещения хранятся отдельно. Поэтому необходимо указать какой тип документа ТК  в какой файл «1С» записывать (рис.3.2.1).

Если Вы меняли наименования файлов в стандартной конфигурации 1С, укажите их новые наименования в графе «Документ в 1С».

В последнем столбце отмечаются документы, которые существуют в конфигурации 1С и с которыми необходимо установить связь. Например, если в вашей конфигурации отсутствует документ типа «Внутреннее перемещение», снимите признак установки с ним связи. В противном случае, если программа не обнаружит в 1С документа с указанным именем, будет выдано сообщение об ошибке. Доступ к этому столбцу возможен только в состоянии, когда соединение с 1С не установлено.

 

Рис. 3.21 Настройка соответствия типов документов.

 

 

Если Вы хотите установить связь между документами «1С» и ТК, Вам необходимо добавить в шапку и табличную часть документов поля для хранения кодов документов ТК и указать их наименования в графах «Поле ТК (док)», «Поле ТК (стр)» (все поля должны иметь тип «Numeric» и длину 8).

 

Настройки для передачи записи документа

 

Для некоторых документов Вы можете перенести в 1С дополнительные атрибуты записи из ТК или заполнить поля значениями данных из справочников, перечислений, констант 1С. Для таких документов будет доступна кнопка «Настройка». При нажатии на неё появится список полей документа, которые можно перенести из ТК. При этом сама кнопка изменит название на «К списку» и при повторном нажатии на неё Вы вернётесь к списку документов.

На рис.3.2.2 представлена настройка переноса данных записей документа «Расходная накладная».

 

Рис. 3.22 Настройка передачи полей документа.

1. В столбце «Поле в 1С» перечислены наименования полей документа 1С, которые возможно заполнить данными. Если в Вашей конфигурации имена полей изменены, укажите их новые имена в данном столбце.

 

2. В столбце «Тип данных» указан тип источника данных для заполнения поля записи.

2.1. В первой строке списка указано наименование документа ТК, соответствующего выбранному документу 1С. В этом случае поле в документе 1С заполняется одним из полей документа ТК.

2.2. «Справочник» - поле заполняется данными из справочника 1С.

для «Ставки НДС» - по значению ставки НДС

для «Ставки НП» - по значению ставки НП

2.3. «Перечисление» - поле заполняется значением первого элемента перечисления 1С.

2.4. «Константа» - поле заполняется значением константы 1С.

 

3. В столбце «Наименование в 1С/ТК» выбирается источник данных для заполнения поля в документе 1С.

3.1. При выборе документа ТК – поле из документа ТК.

3.2. При выборе справочника 1С – справочник 1С.

3.3. При выборе перечисления – наименование перечисления вводится в поле вручную.

3.4. При выборе константы – наименование константы вводится в поле вручную.

 

4. В столбце «Ш» - поставьте признак, если данные принадлежат шапке документа и уберите признак, если данные принадлежат табличной части.

 

5. В последнем столбце Вы можете поставить признак, заполнять ли данное поле при переносе данных.

 

Экспорт документов

Для экспорта документов нажмите кнопку «Экспортировать документы в 1С».

При экспорте документов автоматически поддерживаются справочники «Ставки НДС», «Ставки НП», «Варианты Расчёта Налогов». Если в документах ТК будут обнаружены новые размеры ставок НДС или НП, то они будут добавлены в соответствующий справочник, а их комбинация – в «Варианты Расчёта Налогов».

 

 

3.3  Импорт оплат в ТК

М1С предоставляет Вам дополнительную возможность импортировать оплаты (приход денег и выплаты поставщикам) из «1С» в ТК.

Для осуществления этой операции укажите какие проводки Вы хотите импортировать в ТК и период оплат (рис.3.3.1).

 

Рис. 3.31 Импорт оплат в ТК.

 

 

     Чтобы добавить проводку нажмите на кнопку , чтобы удалить проводку нажмите на кнопку . Если Вы не укажете счёт дебета или кредита, то будут учитываться все проводки с этого счета.


4.      Дополнительные настройки

Рис. 41 Дополнительные настройки.

 

 

«Разрешить соответствие между товарами несколько из ТК к одному из 1С». При установке этого признака Вы сможете сопоставить несколько товаров из ТК одному товару из 1С. При этом меняется принцип хранения кодов товаров ТК в 1С. Вместо справочника номенклатуры они будут храниться в отдельной таблице. Вам необходимо будет создать в 1С дополнительный справочник «ТаблицаСоответствия» следующей структуры.

 

Наименование поля

Тип поля

Длина

Товар

СправочникНоменклатура

 

Код_ТК

Numeric

5

 

 

 

 

 

 

При вводе соответствия товаров 1С товарам ТК в левом столбце всегда будет приведён список товаров ТК (независимо от настройки «Записи 1С не связанные с ТК»). Указывайте для различных товаров ТК один и тот же товар 1С.

Данный признак нельзя изменять после установления связи с 1С.

Желательно выбрать и придерживаться одного принципа соответствия номенклатуры товаров между 1С и ТК с первого сеанса работы.

 

«Записи 1С не связанные с ТК». Эта настройка задаёт принцип установки соответствия между имеющимися в справочнике 1С записями и записями ТК.

Если в левом столбце выводятся записи из 1С, то Вам необходимо выбрать из списка соответствующую ей запись ТК.

Если в левом столбце выводятся записи из ТК, то Вам необходимо выбрать из списка соответствующую ей запись 1С.

 

«Не экспортировать справочники без полного соответствия с 1С». При установке данной настройки записи ТК отсутствующие в 1С (правый список рис.3.1.1) при нажатии кнопки «Записать в 1С» не будут переноситься в 1С, пока не будет установлено полное соответствие между имеющимися в 1С записями и записями ТК. Этот режим полезен при установке связи между справочниками 1С и ТК, имеющими большое количество записей. Вы можете проводить эту операцию за несколько раз, передавая в 1С порции данных, между которыми установили связь в текущем сеансе работы

 

«Формировать договор». Вы можете указать, формировать ли при экспорте документов договор, на основании которого создаётся документ.

Наименование договора будет иметь вид типа «’№ документа ТК’ отдата документа ТК’».

 

«Не экспортировать документы в 1С без полного соответствия между справочниками». Установите данный признак, чтобы избежать экспорта документов в 1С в случае неполной установки соответствия между справочниками. В противном случае, если не будет обнаружен какой-либо реквизит документа в справочнике 1С, в документе 1С появится сообщение «Объект не найден» и информация о содержании документа будет потеряна.

 

«Дата периодических реквизитов справочников». Укажите дату, на которую надо вводить значения периодических элементов для вновь добавляемых записей справочников (например, для ставок НДС и НП в справочнике товаров).

 

Изменение налогов. При экспорте документов в 1С возможно преобразование стоимости товара в соответствии с данной настройкой.

 

«Валюта». Если в Вы установите связь со справочником валют, то в данном списке появится перечень валют 1С. Выберите запись для валюты типа «рубли».

 

5.      Техническое сопровождение и обслуживание

     На все свои серийные программные продукты Фирма "ARC-Технолоджис" обеспечивает бесплатное техническое сопровождение в виде:

- консультаций по телефону и электронной почте;

- исправления ошибок в данном программном продукте без ограничения срока.

             В последнем случае фирма "ARC-Технолоджис" не обеспечивает клиенту бесплатную доставку и инсталляцию версии с исправлениями. Исправленная версия может быть выслана по электронной почте или скачана клиентом из Интернета.

внимание! Исправление ошибок в программе не приводит к автоматическому исправлению данных в клиентской базе.

                Фирма "ARC-Технолоджис" не обеспечивает бесплатного технического обслуживания модуля "Экспорт документов в 1С" в независимости от формы этого обслуживания и причин, вызвавших его необходимость.