1        Назначение модуля

2        Технические характеристики

3        Работа с модулем

3.1            Работа с модулем, запускаемым из ТК

3.1.1               Настройки модуля

3.1.2               Передача документов. Повторная передача документов

3.2            Работа с бухгалтерским модулем

3.2.1               Запуск бухгалтерского модуля

3.2.2               Настройки модуля

3.2.3               Ведомость прихода

3.2.4               Содержание приходного документа.

3.2.5               Ведомость расхода

3.2.6               Содержание расходного документа.

3.2.7               Оформление расхода.

3.2.8               Склад.

4              Техническое сопровождение и обслуживание

 

1          Назначение модуля

 

                “Бухгалтерский модуль” предназначен для автоматизации отбора/формирования первичных товарных и денежных документов, служащих основой для бухгалтерского («белого») учета.  Отбор документов производится из исходной базы данных программы "Техник-коммерсант" (далее – «ИБД»).  Отобранные/сформированные документы ведутся в отдельной базе данных, называемой в дальнейшем “бухгалтерской” (далее – «ББД»).

2          Технические характеристики

 

На основании одной ИБД можно вести несколько ББД (например, если у Вас многофирменная версия ТК и требуется вести учет для каждой из фирм в отдельности).         

Из  ИБД можно перенести в  ББД любой первичный документ. Имеется возможность повторной передачи документов.

В ББД могут быть как документы, полученные из ИБД, так и созданные в самой ББД. Документы, полученные из ИБД можно редактировать и удалять без ограничений.

Справочники товаров и партнеров в ББД содержат все записи из справочников ИБД (поддерживается автоматическое изменение справочников).  Кроме того, в справочники ББД можно добавлять новые товары и новых партнеров, неизвестных справочникам ИБД.

Имеется широкий набор функций для:

приведения “реализованной торговой наценки” к желаемой величине;

отслеживания и распределения партий товаров;

автоматическое формирование документов для недостающих товаров и т.п.

3          Работа с модулем

 

“Бухгалтерский модуль” (далее – БМ) состоит из двух частей:

1. Модуля переноса данных, запускаемого из ТК.

2. Собственно программы “Бухгалтерский модуль”.

3.1        Работа с модулем, запускаемым из ТК

3.1.1      Настройки модуля

внимание! В данном разделе  описывается порядок настройки  баз данных ТК для работы совместно с Бухгалтерским модулем. Для установки и настройки модуля настоятельно рекомендуем  вызывать представителя фирмы “ARC-Технолоджис”.   Стоимость данной работы не включена в прейскурантную цену модуля.

 

Первая часть БМ находится в основной программе "Техник-коммерсант" (далее – ТК), где ведется черновой учет товарно-денежного движения.

 

Рис. 3.1.11 Меню модуля переноса документов.

Для начала работы нужно войти в меню Модули –> Перенос документов –> Настройки и создать один (или более - если необходимо) узлов для приема данных. Каждый узел соответствует одной ББД.

При создании узла:

укажите его имя (по вашему усмотрению);

отберите фирмы и склады, документы по которым надо передавать в ББД;

директорию, в которую будет помещаться файл с данными для передачи в ББД.

 

Поле “программа-конвертер” следует оставить пустым. Справа от поля “название” программа укажет номер узла. Этот номер потребуется при настройке соответствующей ББД. Кроме того, этот номер указывается в имени файла обмена («rd-N.rar», N – номер узла).

 

Рис. 3.1.12 Настройка учетной записи.

3.1.2      Передача документов. Повторная передача документов

Для того, чтобы передать документы в ББД нужно войти в меню Модули –> Перенос документов –> Перенести данные. После выбора узла и желаемого периода, воспользуйтесь фильтром для отбора документов.

С помощью этого фильтра (рис.3.1.2-1) можно:

указать типы передаваемых товарных и платежных приходных и расходных документов;

включить режим автоматического переноса накладных возврата вместе с исходным документом;

отключить передачу внутренних накладных, когда один из складов этой накладной отсутствует на  выбранном узле.

 

Рис. 3.1.21 Фильтр выбора документов.

Режим просмотра отбираемых документов позволяет:

-          вывести списки отобранных фильтром документов (в этом списке, в свою очередь, имеются многочисленные фильтры и сортировки);

-          вручную указать документы для передачи в ББД. (с учетом предварительного фильтра). Документы, которые следует передать в ББД, будут отмечены галочкой.

Рис. 3.1.22 Режим просмотра выбираемых документов.

Переключение между списками отобранных документов происходит по нажатию на клавишу F9, либо, мышкой с помощью меню (рис. 3.1.2-2).

 

Для подготовки файла обмена выйдите из ведомостей и нажмите кнопку «Перенос». Файл обмена будет помещен в директорию, указанную в настройках узла, а информация о переданных документах будет сохранена в ИБД.

 

Для повторной посылки документов нужно войти в меню Модули –> Перенос документов –> Обработанные документы. В появившихся ведомостях можно отметить те документы, которые надо повторно передать в ББД. В информационной строке будет указана дата последней передачи каждого документа в ББД. Все отобранные документы будут предложены для переноса при следующей передаче документов в ББД (независимо от предварительного фильтра и периода дат).

3.2        Работа с бухгалтерским модулем

Работа с ББД напоминает работу с ТК.

Отличия заключаются:

-          в отсутствии ряда режимов и функций (например, нет блока “Анализа”, отсутствует возможность работать со счетами);

-          в наличии специальных дополнительных функций и возможностей, описываемых ниже.

3.2.1      Запуск бухгалтерского модуля

Если при запуске программы на экране есть пункт меню “Модули”, то необходимо войти в меню Модули –> Бух.модуль, после чего можно работать с ББД.

3.2.2      Настройки модуля

внимание! В данном разделе  описывается порядок настройки  баз данных ТК для работы совместно с Бухгалтерским модулем. Для установки и настройки модуля настоятельно рекомендуем  вызывать представителя фирмы “ARC-Технолоджис”.   Стоимость данной работы не включена в прейскурантную цену модуля.

 

Для нормальной работы модуля необходимо в настройках  указать следующие параметры:

-«номер узла».  Должен соответствовать номеру узла в ИБД;

-путь к файлам обмена;

-степень защиты принимаемых документов от последующего редактирования;

-тип внешнего документа при замене внутренней накладной на внешнюю;

-склад ИБД, по которому отслеживается прайс-лист;

-«н/в без исходного документа». Данный параметр определяет, что делать при приеме накладной возврата, для которой в ББД отсутствует исходный документ. Варианты: не принимать, заменять внешним документом;

-«различать документы по ставкам НДС». При оформлении прихода недостающих товаров, в одной накладной будут товары только с одинаковой ставкой НДС (иными словами: для каждой ставки НДС - отдельный документ). Указать желаемую ставку можно также в свойствах приходного документа.

 

Соответствие складов.

Каждому складу исходной базы (ИБД) может соответствовать:

-Склад бухгалтерской базы (ББД);

в этом случае документы склада ИБД попадут на соответствующий склад ББД.

-Партнер;

внешние документы такого склада не будут переноситься в ББД, а внутренние документы будут преобразованы во внешние с заменой склада (получателя / отправителя) на соответствующего партнера.

-Ничего;

документы таких складов не будут переноситься в ББД.

 

Соответствие видов оплат.

Каждому виду оплаты ИБД должен соответствовать вид оплаты ББД.

 

Прием документов, переданных из ИБД

Если при приеме данных принимаемый документ уже есть в ББД, будет выдано сообщение и в зависимости от выбора будет либо принят с предварительным удалением документа, либо не принят (в ББД останется старый документ). Например:

в ББД был перенесена п/н, состоящая из трех строк (товаров). После эта п/н редактировалась( была удалена одна строка и добавлена одна новая). Если эта п/н будет снова передана из ИБД и после предупреждения будет принята, то в ББД в этой накладной будет три исходных строки,  одна (добавленная) строка будет удалена.

 

3.2.3      Ведомость прихода

Столбцы ведомости «сумма», «на складе» даются  в ценах прихода, столбец «отгружено» – в ценах реализации, «наценка» = (реал./себест.-1)*100%.

 

Рис. 3.2.31 Ведомость прихода.

Рассмотрим  некоторые возможности пункта меню «Документ».

Новый документ – создание пустого приходного документа без внесения товаров.

«планируемая сумма документа» – желаемая сумма приходного документа (можно добавлять товары в документ, пока реальная сумма не превышает планируемую).

 

Удалить документ – удаление приходного документа со всем содержимым.

документ может быть удален даже, если не все товары присутствуют на складе. Во всех расходных документах, внутренних накладных и приходных накладных возврата, в которых есть товары из удаляемого приходного документа, ссылка на партию товара будет удалена (содержание, цена и кол-во не изменятся).

Если есть накладные возврата по удаляемому документу, они будут также удалены. Если удаляется приходная накладная возврата, то необходимое кол-во товара будет списано со склада, либо, при нехватке товара на складе, в исходном расходном документе будет удалена ссылка на партию товара (сам документ не изменится).

То же касается и удаления одной строки товара из приходного документа.

 

Очистить содержание документа – все товары из выбранного документа будут удалены.

Останется только описание (атрибуты) документа. Приходные партии товаров удаляются так же ,как при полном удалении документа.

 

Перенести все товары – все товары из выбранного документа будут перенесены в другой выбранный вами документ.

 

Защита от изменений – указать желаемую степень защиты:

- «полностью открыт для редактирования» – можно менять атрибуты и содержание;

- «полностью закрыт для редактирования» – в документе ничего нельзя изменять;

- «можно редактировать только содержание» – атрибуты редактировать нельзя, можно добавлять и изменять товары;

- «можно редактировать только описание» – нельзя добавлять и изменять содержание, можно редактировать атрибуты документа.

 

Пересчитать себестоимость – пересчет цен в приходном документе исходя из желаемой наценки. Наценка вычисляется либо по реализации товаров, либо по уровню цен в прайс-листе того склада, который указан в настройках модуля.

 

3.2.4      Содержание приходного документа.

Для того, чтобы посмотреть содержание конкретного приходного документа, необходимо выбрать пункт меню «Просмотр»-> «Содержание документа» или нажать Ctrl + ↓, встав на нужную строку.

В графе таблицы «на складе» указываются  цены прихода, в графе «отгрузка» –  цены реализации, «наценка» = (реал./себест.-1)*100%.

 

Рис. 3.2.41 Параметры работы с приходным документом.

 

Перенос строки – перенести текущую строку в другой приходный документ.

 

Реализация партии товара – посмотреть реализацию текущей партии товара.

Список всех расходных документов, в которых есть товары из текущей партии. В этом режиме можно изменить цены реализации, указав желаемую цену или наценку.

 

3.2.5      Ведомость расхода

В отличии от базовой ведомости расхода, в бухгалтерском модуле добавлен столбец «наценка», рассчитывающийся по формуле  (сумма товаров в ценах реализация/сумму товаров в ценах закупки-1)*100%. Если хотя бы один товар в накладной не связан с легальной партией товара то наценка и себестоимость документа не отображается в ведомости.  Как только все товары в документе будут связаны – данная информация сразу отразится на экране.

Рассмотрим некоторые возможности пункта меню «Документ».

Защита от изменений – см. раздел «Ведомость прихода».

 

Удалить документ – удаление расходного документа со всем содержимым.

Товар возвращается на склад. При удалении внутренней накладной товар списывается со склада-получателя в следующем порядке: необходимое кол-во товара списывается из наличия на складе. Если не хватает - проверяются внешние расходы товара соответствующей партии со склада-получателя и удаляются ссылки на эту партию в необходимом кол-ве. Если не хватает - проверяются внутренние перемещения соответствующей партии со склада-получателя на другие склады и процедура повторяется с новым складом до тех пор, пока не будет найдено необходимое кол-во товара соответствующей партии.

 

Рис. 3.2.51 Ведомость расхода.

Очистить содержание документа – все товары из выбранного документа будут удалены.

Останется только описание (атрибуты) документа. Товар возвращается на склад.

 

Удалить товары без партий – удаление из текущего документа или всех документов доступных в данный момент в ведомости товаров с неуказанной приходной партией.

 

Заполнить товарами со склада – добавить в документ товары, находящиеся на складе.

Товары, добавленные в расход, будут списаны со склада с указанной наценкой. В документ будут добавляться товары, пока сумма документа не превысит плановую сумму. Новая сумма документа будет подогнана (пересчет цен) к плановой сумме.

 

3.2.6      Содержание расходного документа.

Чтобы отредактировать расходный документ необходимо  в ведомости расхода встать на интересующую позицию и

выбрать пункт меню «Просмотр»-> «Содержание документа» или нажать Ctrl + ↓.

Далее в пункте меню «Изменить» можно отредактировать, удалить или добавить строку.

При редактировании позиции в расходной накладной можно изменить приходную партию товара (Рис 3.2.6-1)

 

Рис. 3.2.61 Редактирование приходной партии товара.

3.2.7      Оформление расхода.

В режиме оформления отпуска товара имеется возможность отпустить товара больше, чем есть на складе. В этом случае в расходном документе не будет ссылки на приходную партию товара.

 

3.2.8      Склад.

Рассмотрим пункт меню «СКЛАД» -> «Недостающие товары» (за период).

Выбрав данный пункт, мы получим список товаров, у которых расход превышает приход (Рис.3.2.8-1). Недостаток товара можно вычислять по одному или по нескольким складам. Из ведомости по клавише F3 можно оприходовать весь список недостающих товаров. Товары будут распределены по поставщикам (последний приход). Цены будут взяты из последнего прихода (или, при отсутствии такого, минимальная цена реализации). Товары будут добавлены в уже оформленные приходные документы, если планируемая сумма этих документов превышает фактическую, или будут оформлены (в автоматическом режиме) новые приходные документы.

Перед оформлением прихода недостающих товаров, можно указать какой датой и на какой склад оформлять новые приходные документы.

 

Рис. 3.2.81 Список недостающих товаров.

Выбрав пункт меню «Склад» -> «Нераспределенные товары», мы увидим список товаров из расходных документов, у которых не указана приходная партия. Можно просмотреть весь список документов (клавиша F3) и вручную указать приходную партию

( клавиша F4).

 

Рис. 3.2.82 Нераспределенные товары.

В пункте меню «Склад» -> «Автоматическое распределение товара» после выполнения предложенных настроек ,в автоматическом режиме будут проанализированы расходные документы с неуказанными партиями товаров, и прописаны имеющиеся на складах партии товаров с учетом диапазона наценок, который устанавливается перед началом операции. Внутренние переносы товаров со склада на склад будут оформлены автоматически, если это потребуется.

 

Рис. 3.2.83 Автоматическое распределение товара.

4          Техническое сопровождение и обслуживание

На все свои серийные программные продукты Фирма "ARC-Технолоджис" обеспечивает бесплатное техническое сопровождение в виде:

- консультаций по телефону и электронной почте;

- исправления ошибок в данном программном продукте в течении 6 месяцев.

В последнем случае фирма "ARC-Технолоджис" не обеспечивает клиенту бесплатную доставку и инсталляцию версии с исправлениями. Исправленная версия может быть выслана клиенту по электронной почте или скачана им из Интернета. Исправление ошибок в программе не означает автоматического исправления данных в клиентской базе(ах) данных.

 

Фирма “ARC-Технолоджис” не обеспечивает бесплатного технического обслуживания “Бухгалтерского модуля” в независимости от формы этого обслуживания и причин, вызвавших его необходимость.