1      Назначение модуля

2      Технические характеристики

2.1.      Общие сведения

2.2.      Порядок установки

2.3.      Ограничение доступа

2.4.      Работа с модулем

2.4.1.       Подготовка шаблонов.

2.4.2.       Расчет шаблонов.

2.4.3.       Использование результатов расчета и сохранение входящего счета.

2.4.4.       Распределение товара по торговым точкам.

3      Ограничения демонстрационного режима

4      Техническое сопровождение и обслуживание

 

1         Назначение модуля

Модуль "Менеджер закупок" - (ММЗ) - (старое название – "Генератор заказов") предназначен для автоматизации расчета потребности в товарах/сырье/материалах торгово-производственного предприятия.   Данный модуль позволяет минимизировать складские запасы предприятия и,  вследствие этого, экономить на оборотных средствах.

2          Технические характеристики

2.1.                    Общие сведения

             Модуль "Менеджер закупок" рассчитан на работу совместно с программой "Техник-Коммерсант" (далее по тексту – ТК) версий 3.8х.

             Модуль работает исходя из предположения,  что товар будет продаваться с той же скоростью, что и в последнее время. Он оперирует понятием скорости товара, под которой понимается среднесуточное количество проданных единиц товара. Зная скорость продажи товара и текущий запас, можно рассчитать количество товара, которое необходимо заказать для того, чтобы его хватило на заданное время.

             "Менеджер закупок" производит необходимые вычисления и подготавливает в результате входящий счёт.

2.2.                    Порядок установки

Для установки модуля необходимо запустить дистрибутивный файл rgsetup.exe. Укажите программе установки расположение директории, в которой установлен ТК. После установки зарегистрируйте модуль (Раздел "?" в главном меню, далее "Регистрация модулей"). После перезапуска ТК в главном меню в разделе "Модули" появится пункт "Менеджер закупок".

 

2.3.                    Ограничение доступа

В модуле предусмотрена возможность настройки ограничения доступа к различным функциям ("Список шаблонов"->"Настройки"->"Ограничение доступа"). Далее, после выбора конкретного пользователя, открывается окно  настроек ограничения доступа (рис. 2.3-1).

Рис. 2.31 Настройка ограничения доступа.

2.4.                     Работа с модулем

Работу с модулем можно разделить на две составные части (рис.2.4-1):

·          подготовка шаблонов для последующих расчетов ("Генератор заказов"->"Список шаблонов");

 

Рис. 2.41 Расчет шаблона.

·          собственно  расчет по подготовленным ранее шаблонам ("Генератор заказов"->"Рассчитать шаблон").

 

2.4.1.   Подготовка шаблонов.

 

Внимание! Оказавшись в окне "Шаблоны заказов" не торопитесь нажимать <Ctrl>+<Ins> для добавления нового шаблона!  Эффективность работы модуля очень сильно зависит от:

·          принципов формирования списка шаблонов;

·          настроек конкретного шаблона.

 

Основные принципы формирования шаблонов.

 

Группирование товаров в шаблоны можно осуществлять по признакам:

·          единый поставщик;

·          по скорости "ухода". Например, известно, что одни товары уходят быстро и помногу, а другие крайне редко и поштучно. Такие товары логично разнести в разные шаблоны;

·          по первостепенности. Для поставщика создается пара шаблонов. В один включают товары, которые обязательно должны быть в наличии, в другой — только те, которые закупаются при наличии свободных средств;

·          для внутреннего снабжения. В этом случае шаблоны создаются для удобства комплектации подразделений с  главного склада;

·           "от обратного", т.е. создается шаблон-"корзина" "неправильных" товаров (доказавших свою невыгодность, заведомо отсутствующих у поставщиков и т. п.). Поскольку модуль не включит один и тот же товар в разные шаблоны, то такая "корзина" - отличное средство от повторения ошибок в снабжении.

 

Настройки модуля

 

Все настройки модуля можно условно разделить на "долговременные" и "кратковременные". К первым относятся настройки "стратегического" характера. Ко вторым – настройки, которые по аналитическим или иным причинам целесообразно изменять перед каждым расчетом. При этом второй тип настроек доступен только из режима "Расчет шаблона".

К первому типу настроек прежде всего относится режим работы, в котором предприятие занимается сбытом (меню "Настройки"->"Выходные дни").

 

Если шаблон формируется под конкретного поставщика, то в "Параметрах расчета" уточните: нужно ли использовать дополнительные параметры, в частности, "Код товара у поставщика" и "Цена поставщика", (в ТК отсутствуют). Настройка "Упаковка" означает, что результаты расчета будут округляться  до одной упаковки.

 На рис. 2.4-2 представлено окно основных настроек шаблона. Данные настройки относятся к шаблону

Рис. 2.42 Параметры расчета шаблона.

«по умолчанию», т.е. они автоматически воспроизводятся при создании нового шаблона.

Внимание! Каждый шаблон имеет собственный набор настроек, автоматически сохраняемых вместе с шаблоном. Поэтому Вы можете изменить настройки у существующего шаблона и сохранить их.

Окно позволяет управлять следующими параметрами:

·          "Виды расходных документов": позволяет отобрать конкретные виды внешних товарных документов. Удобно для раздельного анализа розничной (товарные чеки, акты реализации) и оптовой торговли (расходные накладные);

·          "Виды оплат": удобен для предприятий, пользующихся разветвленной системой видов оплат, а также в случаях, когда необходимо разделить, например, товарные потоки, оплачиваемые наличными и безналичными деньгами;

·          "Сглаживать нетипичные продажи": параметр определяет, будут ли учитываться при расчете выбросы в динамике продаж. Включение этого параметра приведет к тому, что нетипичные провалы и пики отгрузок будут нивелироваться;

·          "Дополнительно учитывать" счета: позволяет учесть в результатах расчета количество товара ожидаемого (входящие счета) и заказанного (исходящие счета);

·          "количество: в наличии / свободно";

·          "Товарные склады": определяет список складов, для которых производится расчет.

·          "на товарных складах поддерживать минимальный запас": учитывать ли в результатах расчета значение "минимальный запас товара".

 

 

После завершения "долговременных" настроек шаблона можно приступить к его созданию.

 

Сначала необходимо добавить в список еще один шаблон (через меню или нажав <Ctrl>+<Ins>).

После этого надо наполнить его товарами.

Товары могут включаться в шаблон поштучно в режиме стандартного поиска. Однако при большом ассортименте это не удобно, поэтому предусмотрена возможность группового добавления товаров в шаблон:

·          из группы товаров;

·          из других шаблонов;

·          из списка товаров поступавших от поставщика;

·          имеющих общую часть наименования.

 

 

             Чтобы один и тот же товар случайно не оказался в нескольких шаблонах, при групповом добавлении товаров предлагаются только товары, не включённые ни в один из шаблонов.

 

2.4.2.    Расчет шаблонов.

             Перед началом расчёта необходимо задать "кратковременные" параметры в открывающемся окне:

·          склад-получатель. Благодаря данной настройке можно точно определять потребность каждого подразделения, скрывающегося за конкретным складом;

·          два интервала времени: первый из них определяет период, отгрузки за который статистически обрабатываются с учетом настроек. Поздняя дата из этого интервала должна быть меньше текущей системной даты. 

·          Второй интервал определяет период, на который рассчитывается создаваемый товарный запас.

 

             В этом же окне вы  можете включить/выключить опции, относящиеся к "долговременным" настройкам (учитывать/не учитывать счета, минимальный запас на складе и т.п.).

 

             Нажимаем кнопку "Расчет"!.

             При расчёте модуль собирает данные о движении товара в течение заданного периода. Эти данные образуют таблицу промежуточных результатов, которую можно просмотреть из итоговой ведомости.

            

             Для правильного использования модуля необходимо понимать основные принципы алгоритма расчета:

·          количество дней реализации за период. Если определять количество дней реализации просто как число дней в заданном интервале, то расчет, как правило, дает неточный результат. Например, если товар поступил только десять дней назад, то при анализе продаж за последние два месяца скорость будет занижена в шесть раз.

·          Поэтому, во-первых, введено понятие рабочих дней (см. Настройки) и, во-вторых, днями реализации считаются только те рабочие дни, для которых соблюдается одно из условий:

·          а) остаток товара был положительным на начало дня;

·          б) в этот день был оборот товара.

·          Количество дней реализации, меньшее менее пяти рабочих дней, считается недостаточным для расчета. Поэтому для таких товаров расчет не производится.

·          количество реализованного товара определяется  путем сбора данных по расходным накладным, товарным чекам и актам реализации. При определении количества учитываются возвраты и обрабатываются "выбросы". (Обычно они появляются в результате реализации товара, поступившего "под заказ". Для получения адекватной оценки скорости реализации и выявления нетипичных элементов изучаемой совокупности в модуле применён критерий Граббса. Элементы, засоряющие выборку, заменяются максимальными значениями элементов, признанных типичными.);

·          скорость реализации определяется путём деления реализованного количества товара на количество дней его реализации.

 

             После расчёта скорости реализации для каждого товара в шаблоне модуль приступает к расчету заказываемого количества. По каждому товару определяется текущее количество товара на складе. Если включен соответствующий параметр, модуль проанализирует входящие счета и добавит к текущему запасу количество ожидаемого товара. При этом учитываются все не архивные счета, в том числе от других поставщиков.

             Если товара в наличии нет, то модуль определит заказываемое количество путём умножения скорости на количество рабочих дней в заданном периоде реализации товара, что теоретически обеспечит его отсутствие на складе по завершению периода реализации.

             Если товар имеется, то его количество будет разделено на скорость. Получившийся результат покажет число рабочих дней, на которое должно хватить имеющегося запаса:

·          если оно меньше числа рабочих дней, оставшихся до ожидаемой поставки, то заказываемое количество будет определено по правилу предыдущего абзаца;

·          если расчёт покажет, что товарный запас перекрывает время до рассчитываемой поставки, то из результатов расчета будут вычтены переходящие остатки.

             После того, как программа высчитала необходимое количество, оно будет округлено кратно значению упаковки (в случае её использования).

 

2.4.3.    Использование результатов расчета и сохранение входящего счета.

 

             В расчетной ведомости отображаются все товары из шаблона. Можно ограничить список различными условиями, которые  будут сохранены при последующих расчётах шаблонов:

·          отбор заказываемых товаров, для которых заказываемое количество с учётом округления положительно.

·          позиции, по которым не удалось определить скорость из-за отсутствия продаж или недостаточного количества дней реализации.

·          условие по товарам, заказываемое количество по которым было округлено до нуля, позволяет вручную определить заказ по этим позициям.

·          список можно ограничить путём автоматического обнуления части заказываемых количеств. При этом может быть задана предельная сумма заказа, или количество позиций, или число дней реализации имеющегося запаса.

 

             Для сохранения результатов в виде входящего счета нажмите F3 и введите атрибуты счета: номер, дату и т.п.

 

2.4.4.    Распределение товара по торговым точкам.

 

             В этом режиме можно рассчитать и оформить заказы на перемещение излишка товаров с "главного склада" на "торговые точки". Расчет излишков и потребностей складов в определенных товарах происходит аналогично расчету "шаблона" (см. п. 2.4.2).

             Перед началом расчёта необходимо указать "Главный склад", с которого предполагается перемещать товары по торговым точкам, и склады – "торговые точки".

             Далее надо выбрать товары, по которым будет произведен расчет. Имеется возможность выбрать:

·          все товары на главном складе

·          одну или несколько групп товаров

·          товары по части названия

·          товары из какого-либо шаблона

·          список товаров по образцу (внешний или внутренний документ).

В список товаров для дальнейшего расчета попадут только те товары, которые имеются сейчас на главном складе. Список товаров можно отредактировать, вручную удалив ненужные товары.

             В появившемся окне нужно указать всевозможные параметры для расчета излишков и потребностей (см. п. 2.4.2). Расчет будет произведен для всех складов - "торговых точек" и для "главного склада". После расчета из списка будут удалены товары, имеющие нулевой прогнозируемый остаток на конец периода на главном складе.

             Излишки товара на главном складе будут распределяться по торговым точкам, согласно их потребностям:

·          Если количество товара на главном складе способно удовлетворить всем потребностям, то товар расписывается по точкам - сколько требуется (код результата “0”).

·          Если на главном складе недостаточное количество товара, то в первую очередь пытаемся удовлетворить потребности по исходящим счетам. Остаток товара обрабатывается поштучно. Критерий выбора кому перемещать обрабатываемую единицу товара – минимальная дата реализации (код результата “1”).

             В расчетной ведомости можно посмотреть и откорректировать результаты расчетов. Можно ограничить список различными условиями:

·          группы товаров, по части наименования товаров,

·          перемещаемые товары (только те товары, которые планируется перемещать),

·          по коду результата расчета перемещения (хватило или нет излишков товара на складе-отправителе для удовлетворения рассчитанных потребностей на складах-получателях),

·          новинки (товары поступившие в указанный период),

·          количество не совпадает с расчетным (товары, перемещение которых корректировалось вручную),

·          для ручной обработки (на складе-отправителе есть излишки, а на каком-нибудь из складов-получателей скорость реализации не определена).

Имеется возможность автоматического обнуления перемещаемого количества, как выбранного товара, так и всех товаров в ведомости. Также можно установить перемещаемое кол-во равным рассчитанным показателям (т.е. отменить изменения, внесенные вручную).

             Есть 4 режима просмотра расчетной ведомости (переключение между режимами – F9):

·          Перемещаемое количество

·          Товар на складе + перемещаемое кол-во

·          Рассчитанное перемещение (результаты расчетов) – показывает рассчитанное перемещение, без учета изменений, внесенных вручную.

·          Рассчитанные потребности – показывает рассчитанные потребности складов в товарах.

В 1-м и во 2-м режимах можно корректировать кол-во перемещаемого товара.

             Для сохранения результатов в виде внутренних счетов (заказов товара с главного склада на торговые точки) нажмите F3 и введите атрибуты счетов: номер, дату и т.п.

 

3          Ограничения демонстрационного режима

В демонстрационном режиме программа имеет следующие ограничения:

·          невозможность сохранения результатов расчета;

·          невозможность сохранения измененных настроек шаблона;

·          количество рассчитываемых товаров лимитировано 10-ю позициями.

 

4         Техническое сопровождение и обслуживание

             На все свои серийные программные продукты Фирма "ARC-Технолоджис" обеспечивает бесплатное техническое сопровождение в виде:

- консультаций по телефону и электронной почте;

- исправления ошибок в данном программном продукте без ограничения срока.

           В последнем случае фирма "ARC-Технолоджис" не обеспечивает клиенту бесплатную доставку и инсталляцию версии с исправлениями.  Исправленная версия может быть выслана по электронной почте или скачана клиентом из Интернета.

Внимание! Исправление ошибок в программе не приводит к автоматическому исправлению данных в клиентской базе.

                Фирма "ARC-Технолоджис" не обеспечивает бесплатного технического обслуживания модуля "Менеджер закупок" в независимости от формы этого обслуживания и причин, вызвавших его необходимость.